|
Ambientes de trabalho, seja em casa, em ateliê ou em corporações, costumam apresentar uma desordem crônica. É difícil encontrar quem consiga manter o ambiente de trabalho, devidamente organizado. Isso porquê é um espaço que exige muita movimentação e muita atividade. As coisas estão em constante alteração. Por isso, trazemos algumas dicas básicas para ajudar a manter a organização do seu espaço de trabalho, e assim podendo aumentar sua produtividade.
A mesa de trabalho
Deve conter o mínimo possível de coisas, para melhor fluidez. Mantenha-a limpa para que você se sinta confortável para trabalhar.
É sempre bom deixar que sua área de trabalho tenha um pouco da sua personalidade, pois isso trás conforto e aconchego necessário para o trabalho fluir, mas evite sobrecarregar em decorações ou muitas misturas de cor, pois isso causa confusão visual e bloqueia a castidade e a produtividade.
Mantenha sobre a mesa, apenas aquilo que você precisa acessar frequentemente ou com mais urgência como, por exemplo, sua agenda, um calendário, um organizador de canetas e um bloco de notas, já são suficientes para uma mesa de trabalho, principalmente se nesta houver ainda o computador, o teclado e o mouse.
Defina, pelo menos, um dia por semana para limpar e organizar sua mesa de trabalho. Isso ajuda a evitar que a bagunça volte.
Papéis acumulados
O que mais costuma atravancar o trabalho é o excesso de papéis, seja papel demais espalhado ou mesmo amontoado em gavetas, arquivos e afins. Sendo assim, a primeira coisa a fazer é uma triagem dos papéis que são, de fato, importantes para o seu dia a dia, categorizá-los, e organizá-los devidamente para que não fiquem atrapalhando em cima da sua mesa de trabalho, ou ocupando espaço nas gavetas. Para isso, veja nossas dicas para organização de documentos
.
Os lembretes, recados e outros papéis temporários
A regra é: descarte tudo que não tem mais utilidade, não guarde papéis que você não vai mais usar, ou pedaços de papéis com pequenas anotações e bilhetes, ou ainda os vários post-its que você foi usando na semana. Acumular papel e deixá-los em cima da mesa de trabalho atrapalha a produtividade, gera uma grande poluição visual e, ainda, compromete a localização de papéis que são, de fato, importantes.
Para esses casos, opte sempre por um caderno ou agenda, evitando papéis soltos e desnecessários, que vivem à se perder pelo escritório. Mantenha seus papéis, bem como sua pauta de trabalho diário, concentrados no mesmo local. Anotações importantes devem ir para o caderno / agenda, anotações como lembretes e outras informações temporárias, é bom manter em organizadores que fiquem de fácil acesso.
Se for imprescindível que essas anotações soltas fiquem à vista, opte por usar organizadores como cestas ou pranchetas, para limitar o espaço destes papéis, evitando que se percam. Mas lembre-se de manter uma rotina de triagem desses organizadores, pois os papéis ali contidos são de curta permanência e/ou transitórios.
Documentos transitórios e muito importantes
Em rotinas de escritório, principalmente em corporações, é comum haver documentos que são transitórios por motivos de rotação das informações. São estes, os relatórios que precisam ser revistos, atas a serem assinadas e entre outros. Estes papéis tem um período que fica sob sua custódia, e não seria legal se você acabasse perdendo ou danificando estes documentos. Gera muito estresse ter que refazer documentos perdidos, ou ficar horas procurando o mesmo pela bagunça da sua área de trabalho. Fora que isso faz com que você perca tempo revendo documentos que já passaram por você.
Por isso, opte por manter organizadores que separem documentos de entrada (ou seja, aqueles que você ainda não viu / assinou) e os documentos de saída (aqueles que você já verificou e que podem seguir rumo à próxima etapa).
 |
Este estilo de organizador é excelente para as separações de documentos que demandam movimentação constante. São compactos, e passíveis de empilhamento, o que ajuda a manter os papéis organizados, limitados e pode ser colocado em cima da mesa de trabalho, em um cantinho, de forma a ser útil e não atrapalhar nem poluir visualmente. Você pode encontrar esse tipo de organizador aqui.
|
 |
Esse modelo de organizador é perfeito para organizar entradas e saídas ou aqueles documentos importantes que são acessados periodicamente. Além de organizar e limitar os papéis, também protege, sem deixa-los à mostra. Sendo um otimizado de espaços e funcional para organizar e localizar facilmente seus documentos. Encontre-o aqui.
|
Materiais de apoio, consultas e referências
Comum em ateliês e em escritórios em casa, os livros, revistas, catálogos e outros encadernados que geralmente são frequentemente consultados durante o trabalho, costumam ficar empilhados pela mesa ou ainda, espalhados pelo ambiente.
Isso recai no problema de obstrução do espaço, além de poluir visualmente, tornando o espaço extremamente cansativo e favorecendo a procrastinação.
Por isso, sugerimos que deixe estes materiais sempre em um lugar especifico, que esteja sempre à mão, ou que, pelo menos, seja de fácil acesso. Um local recomendado é próximo das agendas. Mas vai da rotina que for melhor pra você, só lembre-se de não deixar que fiquem limitando seu espaço de trabalho, nem que fiquem espalhados pelo espaço.
Opte por organizadores que melhor se adequem ao seu espaço e ao seu cotidiano. Uma dica é usar revisteiros, pequenas prateleiras de bancada ou cestinhas organizadoras que possam otimizar o seu espaço e manter tudo organizado, caso você prefira que fiquem sob a mesa. Mas se possível, dedique às gavetas esse material, pois quanto mais livre estiver a mesa de trabalho, melhor será a sua produtividade.
 |
Este é um exemplo para organizar seus materiais de a poio e/ou referencia, que você pode encontrar aqui.
|
Ferramentas de trabalho e itens de papelaria
Para quem tem ateliê, sabe que existe uma infinidade de pequenas ferramentas que vivem sumindo quando você precisa. E para os escritórios, é fácil acabar se atrapalhando com canetas, tesouras ou clips de papel que sempre somem ou não funcionam mais, justo quando você precisa. Por isso é bom você classificar e separar cada item em sua categoria. Como no caso de tesouras, colas, clipes, elásticos, fitas adesivas, etc. E nos casos de ateliês, separe as ferramentas de acordo com sua função: cortantes, prendedores, marcadores, boleadores, etc.
Gavetas e gaveteiros
São a melhor forma de organizar miudezas, de forma prática e que otimizam espaços (verticalizando a organização) e, é claro, nosso tempo.
Se você tem gavetas, dedique-as para guardar justamente estes itens de papelaria e ferramentas. Isso faz com que o ambiente fique visualmente mais organizado, pois a maioria das coisas está guardada fora da vista. Isso também ajuda a aliviar a mesa de trabalho.
Não adianta largar tudo dentro das gavetas. Opte por organizadores e divisórias de gaveta, para armazenar as categorias dos seus materiais, evitando que se misturem.
Aqui você pode encontrar uma infinidade de organizadores de gaveta, em diferentes tamanhos, para que você possa adequar suas gavetas da forma que mais lhe convir.
Ausência de gavetas
No caso de só haver uma gaveta, de preferência justamente para estes itens miúdos. Se não houver gaveta alguma, opte por organizadores compactos ou crie o seu próprio, colocando os organizadores dentro de uma caixa baixa ou de uma cesta plana.
|
Ou você pode optar por organizadores como este, que já são projetados com essa proposta, que podem ser encontrados aqui. Vai depender do espaço que você dispõe para ambas as opções.
|
 |
Se você preferir não deixar essas gavetas adaptadas sobre a mesa de trabalho, você também pode utilizar as prateleiras de encaixe suspensas, ou prateleiras gavetex, colocando estes abaixo da sua mesa de trabalho.
Equipamentos eletrônicos
Os escritórios geralmente possuem impressoras, copiadoras, ou computadores. Esses equipamentos precisam ficar em cima de alguma superfície, pois não é bom que fiquem direto no chão, ou em lugares muito altos. Se você tiver pouco espaço, a mesma mesa que você usa para o computador, você pode usar para colocar uma impressora, usando prateleiras de superfície, que otimizam os espaços. Você pode encontrar essas prateleiras aqui .
Se os equipamentos forem grandes, evite que acumule sujidades, e não use-os como superfícies para mais bagunça.
Lembre-se de manter controles dos aparelhos sempre no mesmo lugar, optando por organizadores, como cestas.
Maquinas fotográficas e outros equipamentos menores, são preferíveis manter em gavetas, mas caso não tenha gavetas, opte por cestas organizadoras altas, ou caixas de material mais firme, como plástico, madeira, ou um papelão mais firme.
Cabos, carregadores e conectores
Primeiro, teste todos os cabos e conectores, faça uma triagem, para saber o que ainda funciona, o que pode ser usado, o que você não precisa mais e descarte o desnecessário.
Etiquete os cabos para saber à qual equipamento pertencem e dobre o fio de forma que não danifique-o, formando um zigue zague.
Mantenha-os em uma gaveta especifica pra eles, ou numa cesta ou caixa dedicada exclusivamente para estes.
Decorações
O escritório é o local em que se costuma passar mais tempo, por isso, é um ambiente que tem muito das características de cada indivíduo. Um ambiente de trabalho completamente neutro ou austero pode causar desconforto para muitos. Algumas decorações podem favorecer o espaço e, ao trazer familiaridade, consequentemente trás conforto e aumento de produtividade.
Mas lembre-se, o mínimo possível de objetos em cima da mesa de trabalho, por isso, dê preferencia à decorações fixadas na parede, se possível.
Não exagere em misturas de muitas cores no mesmo espaço, pois isso causa poluição visual e, consequentemente a sensação de bagunça.
|
